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7月20日，来自亚洲各地的枢机、主教、司铎、修会人士和教友代表陆续抵达雅加达，参加第十二届亚洲主教团协会（FABC）全体大会。数百名志愿者则协调机场接待、交通、登记和住宿等各项工作，为这场为期一周的聚会做好准备。

清晨起，志愿者团队便驻守在雅加达苏加诺—哈达国际机场，迎接来自东亚、南亚、东南亚以及亚洲其他地区的代表。他们配备航班抵达时间表、身份识别证和通讯设备，持续关注航班动态，迎接参会者，并协调安排交通，将代表送往大会会场及官方住宿地点雅加达穆利亚酒店。

机场团队负责接待代表的同时，酒店内的志愿者也在准备登记中心。代表们将在那里领取认证证件、会议资料以及大会日程信息。其他团队则协助参会者办理入住、搬运行李，并在他们结束长途国际旅程后为其提供引导。

筹备工作并不局限于接待和住宿。媒体工作人员测试现场直播设备，礼仪委员会完成感恩祭庆典的相关安排，传播、医疗、接待和技术团队也在大会开幕前完成最后的运行检查。地方筹委会秘书方济各神父（Fr. Frans Kristi Adi Prasetya）表示，代表们的抵达不仅意味着大会后勤工作的开始。他说：“在代表们进入会议厅，共同反思亚洲教会所面对的挑战之前，我们希望他们首先感受到，自己是以兄弟姐妹的身份受到接待的。这种欢迎也体现了大会所强调的共议精神。”他说：“欢迎工作的每一个环节，不只是为了让大家感到舒适，更是为了表达共议教会的精神——一个彼此同行的教会。”

代表接待工作需要教会志愿者、机场当局、移民官员、交通服务提供者、酒店工作人员以及政府机构数月来的准备与协调。当天，团队持续处理航班时间变更、临时增加的登记以及交通安排等事项。

方济各神父表示，这种协作本身就体现了大会所强调的共议精神。他说：“亚洲主教团协会全体大会的成功，并不取决于某一个团体的努力，而是有赖于整个天主子民的合作。平信徒、男女修会人士、司铎、主教、志愿者以及政府合作伙伴，都按照各自的职责作出贡献，并因共同服务亚洲教会的承诺而团结在一起。”

希拉里（Hilary Aristotel）也是参与服务的人员之一。她担任联络官，负责在大会期间陪同代表。她说：“能够获选担任联络官，并参与这样一个重要的活动，是我的荣幸。”希拉里表示，这项工作需要持续协调，以回应近150名参会者的各种需要，同时还要与负责安全、交通、住宿、传播、医疗和接待工作的团队密切合作。她说，这次经历展现了不同委员会如何为了共同目标彼此协作，每一个岗位的工作都为成功举办大会作出了贡献。到了晚上，大多数代表已经抵达穆利亚酒店并完成入住。筹备团队继续检查第二天的代表抵达安排，并为开幕活动作最后准备。

第十二届亚洲主教团协会全体大会由印度尼西亚天主教会主办，来自亚洲各地的教会领袖将在为期一周的聚会中共同祈祷、对话与分辨。本届大会以共议性的归依，以及教会在亚洲承担搭桥与成为桥梁建设者的使命为主题。